Teilnehmermanagement, das euch Arbeit abnimmt.
Wir richten die Anmeldung ein, halten die Teilnehmerliste aktuell, erinnern eure Gäste rechtzeitig und übernehmen den Einlass. Namensschilder drucken wir direkt vor Ort, auch für Nachmeldungen.
- Angebot vorab schriftlich
- Ein Ansprechpartner
- Antwort innerhalb von zwei Werktagen
Die Schlange am Einlass ist der erste Eindruck.
Zwanzig Gäste warten, die Liste ist ausgedruckt und schon veraltet, und die Namensschilder liegen in der falschen Reihenfolge. Wer so ankommt, hat schlechte Laune, bevor der erste Vortrag beginnt.
Wir sorgen dafür, dass der Empfang läuft: Check-in per QR-Code oder Liste, Namensschilder sortiert bereit, und wer sich kurzfristig anmeldet, bekommt sein Schild in wenigen Sekunden aus dem Badgedrucker. Ihr behaltet den Überblick, wer da ist, und könnt euch um eure Gäste kümmern.
Darauf könnt ihr euch verlassen.
Betreut statt Software
Ihr müsst kein neues Programm lernen. Wir machen die Arbeit, ihr behaltet den Überblick.
Schneller Einlass
Check-in per QR-Code oder Liste. Namensschilder liegen bereit oder kommen direkt aus dem Drucker.
Wissen, wer da war
Nach der Veranstaltung habt ihr die Liste mit Anwesenheit, als Grundlage für eure Nachbereitung.
Was wir übernehmen.
Anmeldeseite
Eine Seite mit Programm und Anmeldeformular, passend zu eurer Veranstaltung.Einladung und Erinnerung
Einladungsmails, Bestätigung und Erinnerungen vor dem Termin.Teilnehmerliste
Immer aktuell, mit Export für eure Unterlagen.Namensschilder vor Ort drucken
Mit Badgedrucker am Empfang. Nachmeldungen und Korrekturen sind in Sekunden gedruckt.Check-in vor Ort
Empfangsteam mit Liste oder QR-Code-Scanner.Nachbereitung
Wer war da und wer nicht, als Grundlage für eure Nachfassaktion.
Typische Anlässe
- Fachtagung
- Kongress
- Kundentag
- Mitgliederversammlung
- Seminar mit vielen Teilnehmenden
- Netzwerkabend
- Hybride Konferenz
- Messe-Rahmenprogramm
Gute Namensschilder und ein schneller Einlass.
Kleine Dinge entscheiden, ob der Empfang entspannt läuft. Darauf achten wir bei jeder Veranstaltung.
Den Vornamen groß drucken
Auf ein Namensschild gehört der Vorname groß, darunter Nachname und Firma. So können sich Gäste im Gespräch ansprechen, ohne auf die Brust starren zu müssen.
Namensschilder vor Ort drucken
Vorab gedruckte Schilder sind schnell veraltet: Nachmeldungen, Absagen, falsch geschriebene Namen. Mit einem Badgedrucker am Empfang ist das in Sekunden korrigiert.
Zweimal erinnern
Eine Erinnerung eine Woche vorher und eine am Vortag mit Anfahrt und Programm. Das senkt die Zahl der Gäste, die angemeldet sind und dann doch nicht kommen.
Den Einlass entzerren
Mehrere Check-in-Plätze, nach Nachnamen aufgeteilt, und ein eigener Platz für Nachmeldungen. Dann staut sich nichts, auch wenn alle gleichzeitig kommen.
Datenschutz von Anfang an
Fragt nur ab, was ihr wirklich braucht, und legt vorher fest, wann die Daten gelöscht werden. Eine Einwilligung für Werbung ist etwas anderes als die Anmeldung zur Veranstaltung.
So läuft es ab.
Ankommen
Wir richten Anmeldeseite und Einladung ein, mit euren Inhalten und eurem Absender.
Aufbauen
Bestätigungen, Erinnerungen und Teilnehmerliste laufen, die Namensschilder werden vorbereitet.
Senden
Empfangsteam vor Ort: Check-in, Namensschilder, Badgedruck für Nachmeldungen und Fragen der Gäste.
Abbauen
Ihr bekommt die Teilnehmerliste mit Anwesenheit für eure Nachbereitung.
So arbeiten wir mit euch.
Ein Ansprechpartner
Ihr habt mich am Telefon, von der ersten Idee bis zum Abbau. Keine Hotline, kein Weiterreichen.
Angebot vorab schriftlich
Ihr wisst vorher, was es kostet und was drin ist. Wenn sich etwas ändert, sprechen wir vorher darüber.
Wir schauen uns den Raum an
Bevor wir planen, waren wir vor Ort oder haben mit dem Haus gesprochen. Überraschungen am Veranstaltungstag wollen wir alle nicht.
Feste Partner aus der Region
Wird es größer, holen wir eingespielte Partner für Bühne und Technik dazu. Für euch bleibt es bei einem Ansprechpartner.
In Kiel, Schleswig-Holstein und Hamburg.
Wir sind von Kiel aus in ganz Schleswig-Holstein und in Hamburg unterwegs: in Tagungshotels, Kongresszentren, Verbandshäusern, Hochschulen und in euren eigenen Räumen. Andere Orte nach Absprache.
Basis KielFragen zu Teilnehmermanagement.
Noch was offen? 0431 580 90 980
Brauchen wir dafür eine eigene Software?
Nein. Wir richten alles ein und betreuen es. Listen und Auswertungen bekommt ihr von uns.
Druckt ihr die Namensschilder vor Ort?
Ja. Wir bringen einen Badgedrucker mit. Vorbereitete Schilder liegen sortiert bereit, Nachmeldungen und Korrekturen drucken wir direkt am Empfang.
Geht das auch für kostenpflichtige Veranstaltungen?
Ja. Die Bezahlung läuft dann über einen spezialisierten Ticketanbieter, wir übernehmen Einladung, Liste und Einlass.
Was passiert mit den Teilnehmerdaten?
Sie werden nur für eure Veranstaltung und nach euren Vorgaben verarbeitet. Wie lange sie gespeichert und wann sie gelöscht werden, legen wir vorher schriftlich fest.
Wie viele Leute braucht ihr am Einlass?
Das hängt davon ab, wie viele Gäste gleichzeitig ankommen. Die Zahl der Check-in-Plätze planen wir vorher mit euch.
Können wir nur den Check-in buchen?
Ja. Wenn ihr die Anmeldung schon habt, übernehmen wir nur den Einlass vor Ort, mit Badgedruck.
Was ist euer nächstes Fachevent?
Erzählt uns kurz, worum es geht. Wir melden uns mit Fragen und einer ersten Idee. Unverbindlich.
Ich vermarkte seit 15 Jahren Veranstaltungen, zuletzt als Marketingleitung. Heute bin ich auch als technischer Dienstleister vor Ort dabei. So kenne ich beide Seiten: wie eine Fachveranstaltung ihr Publikum findet und was am Tag selbst funktionieren muss.
0431 580 90 980info@fachevents.deLinkedInAntwort innerhalb von zwei Werktagen.